Советы по написанию хорошего автоматического ответа

В рабочей жизни всегда необходимо делать перерывы, но также очень важно, как вы управляете коммуникацией в это время. Подготовка автоматического ответа — это критически важный шаг для поддержания потока коммуникации на работе. Однако знание того, на что следует обратить внимание при создании этого сообщения, обеспечивает более гладкий процесс.

Эксперты подчеркивают несколько важных моментов, которые следует учитывать в вашем автоматическом ответе. Прежде всего, стоит отметить, что ваше сообщение должно быть вежливым и кратким. Вы должны четко указать дату вашего возвращения и, если необходимо, предоставить альтернативную контактную точку. Однако рекомендуется избегать делиться деталями ваших отпускных планов; такая информация может оставить негативное впечатление у читающих сообщение.

Кроме того, вам следует избегать утверждений о том, "как важно брать отпуск". Такие выражения могут восприниматься другими сотрудниками как раздражающие. Простое утверждение "Я не в офисе" может создать неопределенность, так как вы не делитесь временем своего возвращения и альтернативами для связи. Эта неопределенность может привести к тому, что другая сторона будет отправлять ненужные последующие электронные письма.

Хотя могут быть ситуации, когда использование юмора в вашем сообщении может быть эффективным, это рискованная стратегия. Если ваша корпоративная культура неформальна, добавление личного штриха может быть уместным; однако юмористические выражения могут быть неправильно поняты по электронной почте. Поэтому вам всегда следует внимательно оценивать тон и содержание написанного вами сообщения.

Наконец, избегайте использования фраз, таких как "у меня будет ограниченный доступ". Если вы не будете проверять свои электронные письма, лучше четко это указать. Хорошее автоматическое сообщение облегчает процесс коммуникации как для вас, так и для человека, получающего сообщение, и позволяет вам наслаждаться вашим отпуском.

Источник: BBC Business