نکات نوشتن یک پیام پاسخ خودکار خوب
گرفتن یک استراحت در زندگی کاری همیشه ضروری است، اما اینکه چگونه در این مدت ارتباطات را مدیریت کنید نیز بسیار مهم است. تهیه یک پیام پاسخ خودکار یک گام حیاتی در حفظ جریان ارتباطات در محل کار است. با این حال، دانستن اینکه هنگام ایجاد این پیام به چه نکاتی باید توجه کنید، فرآیند را روانتر میکند.
کارشناسان برخی نکات مهم را که باید در پیام پاسخ خودکار خود در نظر بگیرید، برجسته میکنند. اول از همه، شایسته است که به این نکته اشاره کنید که پیام شما باید مودبانه و مختصر باشد. شما باید تاریخ بازگشت خود را به وضوح بیان کنید و در صورت لزوم، یک نقطه تماس جایگزین ارائه دهید. با این حال، توصیه میشود از به اشتراک گذاشتن جزئیات برنامههای تعطیلات خود خودداری کنید؛ این نوع اطلاعات ممکن است خطر ایجاد یک تصور منفی در خوانندگان پیام را به همراه داشته باشد.
علاوه بر این، باید از بیان "چقدر مهم است که تعطیلات بگیرید" خودداری کنید. چنین عباراتی ممکن است توسط سایر کارکنان به عنوان آزاردهنده تلقی شود. بیان ساده "من در دفتر نیستم" نیز میتواند عدم قطعیت ایجاد کند، زیرا شما زمان بازگشت و گزینههای ارتباطی خود را به اشتراک نمیگذارید. این عدم قطعیت ممکن است منجر به ارسال ایمیلهای پیگیری غیرضروری از سوی طرف مقابل شود.
در حالی که ممکن است در برخی موارد استفاده از شوخی در پیام شما مؤثر باشد، این یک استراتژی پرخطر است. اگر فرهنگ سازمانی شما غیررسمی است، افزودن یک لمس شخصی ممکن است مناسب باشد؛ اما، عبارات طنزآمیز احتمالاً از طریق ایمیل به اشتباه فهمیده میشوند. بنابراین، شما باید همیشه لحن و محتوای پیامی که مینویسید را به دقت ارزیابی کنید.
در نهایت، از استفاده از عبارات مانند "دسترسی محدودی خواهم داشت" خودداری کنید. اگر قرار نیست ایمیلهای خود را بررسی کنید، بهتر است این را به وضوح بیان کنید. یک پیام پاسخ خودکار خوب، فرآیند ارتباطی را هم برای شما و هم برای فردی که پیام را دریافت میکند، تسهیل میکند و به شما این امکان را میدهد که از تعطیلات خود لذت ببرید.
منبع: BBC Business
