Συμβουλές για τη συγγραφή ενός καλού αυτόματου μηνύματος απάντησης
Η λήψη ενός διαλείμματος στη δουλειά σας είναι πάντα απαραίτητη, αλλά το πώς διαχειρίζεστε την επικοινωνία κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου είναι επίσης πολύ σημαντικό. Η προετοιμασία ενός αυτόματου μηνύματος απάντησης είναι ένα κρίσιμο βήμα για τη διατήρηση της ροής της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Ωστόσο, η γνώση του τι να προσέξετε κατά τη δημιουργία αυτού του μηνύματος εξασφαλίζει μια πιο ομαλή διαδικασία.
Οι ειδικοί τονίζουν ορισμένα σημαντικά σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη στο αυτόματο μήνυμά σας. Καταρχάς, αξίζει να σημειωθεί ότι το μήνυμά σας θα πρέπει να είναι ευγενικό και συνοπτικό. Πρέπει να δηλώσετε σαφώς την ημερομηνία επιστροφής σας και, αν χρειαστεί, να παρέχετε ένα εναλλακτικό σημείο επαφής. Ωστόσο, συνιστάται να αποφεύγετε να μοιράζεστε λεπτομέρειες σχετικά με τα σχέδια διακοπών σας. Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να αφήσουν αρνητική εντύπωση στους αναγνώστες του μηνύματος.
Επιπλέον, θα πρέπει να αποφεύγετε να δηλώνετε "πόσο σημαντικό είναι να κάνετε διακοπές". Τέτοιες εκφράσεις μπορεί να θεωρηθούν ενοχλητικές από άλλους υπαλλήλους. Η απλή δήλωση "Δεν είμαι στο γραφείο" μπορεί να δημιουργήσει αβεβαιότητα, καθώς δεν μοιράζεστε τον χρόνο επιστροφής σας και τις εναλλακτικές επικοινωνίας. Αυτή η αβεβαιότητα μπορεί να οδηγήσει το άλλο μέρος να στείλει περιττά email παρακολούθησης.
Αν και μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις όπου η χρήση χιούμορ στο μήνυμά σας μπορεί να είναι αποτελεσματική, είναι μια ριψοκίνδυνη στρατηγική. Εάν η εταιρική σας κουλτούρα είναι άτυπη, μπορεί να είναι κατάλληλο να προσθέσετε μια προσωπική πινελιά. Ωστόσο, οι χιουμοριστικές εκφράσεις είναι πιθανό να παρερμηνευτούν μέσω email. Επομένως, θα πρέπει πάντα να αξιολογείτε προσεκτικά τον τόνο και το περιεχόμενο του μηνύματος που γράφετε.
Τέλος, αποφύγετε να χρησιμοποιείτε φράσεις όπως "θα έχω περιορισμένη πρόσβαση". Εάν δεν θα ελέγχετε τα email σας, είναι καλύτερο να το δηλώσετε σαφώς. Ένα καλό αυτόματο μήνυμα απάντησης διευκολύνει τη διαδικασία επικοινωνίας τόσο για εσάς όσο και για το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα και σας επιτρέπει να απολαύσετε τις διακοπές σας.
Πηγή: BBC Business
